¿Qué debe tener un buen sistema contable?

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Todo sistema contable debe contar con algunos requisitos mínimos para que su funcionamiento sea eficaz y eficiente, esto permitirá tener un activo intangible cuyo valor es la información que contiene.

En pocas palabras un sistema contable es una herramienta que se ocupa en el área empresarial que registra y tiene el control de las operaciones financieras de una compañía. En definitiva mide las actividades de tu negocio, luego procesa esa información para entregarla en informes.

Debido a que es una herramienta bastante potente es necesario saber algunas características que hacen que tu sistema contable sea considerado como eficiente:

 

  • Multi-empresa: Este sistema es útil para ver más de una compañía.
  • Multi- usuario: Permite una conexión colectiva.
  • Económico: Es necesario que se acomode al precio que puede pagar una empresa ya sea grande, mediana o pequeña, por lo que antes de comprar revisa cuáles son las configuraciones que tiene cada software.
  • Copia de seguridad: Es importante tener respaldos del trabajo realizado. (Back up)
  • Multi-moneda: Así podrás poner otras opciones como dólares.
  • Debe tener un manual de usuario: ya que todos los sistemas son distintos es buena idea que tengan un manual que te explique las configuraciones y las opciones que tienes
  • Creación de perfiles: Ayudará a la seguridad de los datos manteniendo las contraseñas de cada uno
  • Resumen de informes: Puedes imprimirlos para llevarlos a una reunión o ver los resúmenes de manera virtual.
  • Los datos deben ser claros y confiables: Si te cuesta entender deberás o estudiar o cambiar a un sistema contable más básico, recuerda que no sacas nada si no entiendes cómo va tu empresa.
  • Que haga automáticamente la partida de cierre anual
  • Los datos deben ser fáciles de comparar: Nuevamente te insistimos si la información es muy compleja es mejor que cambies a otro sistema.
  • Que los archivos sean descargables en PDF, Word y Excel
  • Que tengan suficiente espacios (esto es de acuerdo al tamaño y necesidad de cada empresa)
  • Que permita consultar saldos y detalles.
  • Que tenga la opción del estado de pérdidas y ganancias de forma mensual, anual y en versión comparativas.

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